NetOrchestra®
E-Mail Archivierung – Ihre Vorteile auf einen Blick!
Sie haben sich schon oft gefragt, wie Sie die wachsenden Anforderungen an die E-Mail Archivierung
in Ihrem Unternehmen bewältigen können?
Mit NetOrchestra® E-Mail Archivierung erhalten Sie eine zuverlässige Lösung, die Ihre Daten sicher
und effizient archiviert. Erfahren Sie, wie Sie mühelos E-Mails archivieren und gleichzeitig den
Anforderungen der DSGVO gerecht werden.
Als Hersteller bieten wir Ihnen den besten Service und Support für Ihre E-Mail Archivierung.
Vereinbaren Sie gleich ein kostenloses Beratungsgespräch bei unseren Experten.
Vorteile der NetOrchestra® MA E-Mail Archivierung im Überblick
- Die komfortable Verwaltung und einfache Suche spart Zeit und Kosten
- Dublettenprüfung
- Single Instance Speicherung
- Vorhandene Mailserver werden um bis zu 80% entlastet
- Backupzeiten verkürzen sich
- Unterstützung aller handelsüblichen Mailserver
- Ein Wechsel Ihres Mailsystems ist jederzeit problemlos möglich
- Bei einem Ausfall des Mailservers sind alle archivierten Mails weiterhin verfügbar
- Plattformunabhängiger Zugriff per Webbrowser
- Übersichtliche Verwaltung von E-Mails, Benutzern und Postfächern
- Keine Client-Installationen notwendig
- Umfassendes Rechtekonzept
- Vollautomatisierte Sicherung von Daten und Konfiguration durch Spiegelung auf vorhandene Speichersysteme
- Mails werden automatisch und dauerhaft archiviert
- Direkte Volltextsuche in Webbrowsern, Outlook, Notes und anderen Mailclients
- Suche in allen zugewiesenen Postfächern
- Wiederherstellung der originalen E-Mail an beliebige Mailadressen
- Übernahme vorhandener PST-Dateien in das Archiv
- Erfüllung der rechtlichen Anforderungen (GDPdU/GoBD)
- IDEA-Export
- 4-Augen-Prinzip
- Verschlüsselte Datenspeicherung
- Nachweis der Originalität durch digitale Signatur
Unsere MA-200 Reihe
Unsere MA-1200 Reihe
Unsere MA-2200 Reihe
Die NetOrchestra E-Mail Archiv Appliances
bieten maßgeschneiderte Lösungen für unterschiedliche Mailaufkommen und Nutzungsverhalten
FAQ: E-Mail-Archivierung
E-Mail-Archivierung ist der Prozess, bei dem E-Mails dauerhaft in einer sicheren Umgebung gespeichert werden. Dies dient dazu, wichtige Informationen für die Zukunft aufbewahren zu können, rechtlichen Anforderungen zu genügen und Datenverluste zu verhindern.
Sie ist aus mehreren Gründen wichtig: Sie stellt sicher, dass geschäftskritische Informationen verfügbar bleiben, sie hilft Unternehmen, gesetzliche Vorschriften einzuhalten, und sie kann als Beweismittel bei rechtlichen Auseinandersetzungen oder Audits dienen.
In vielen Ländern gibt es spezifische Vorschriften zur Aufbewahrung von Geschäftskommunikation, einschließlich E-Mails. In Deutschland müssen E-Mails gemäß dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) aufbewahrt werden, um den Anforderungen an Handelsbriefe zu entsprechen.
Die Aufbewahrungsfristen für E-Mails variieren je nach nationaler Gesetzgebung. In Deutschland beträgt die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist für geschäftliche E-Mails in der Regel 6 bis 10 Jahre.
E-Mail-Backup dient vorrangig der Datensicherung zum Schutz vor Datenverlust. E-Mail-Archivierung hingegen zielt darauf ab, E-Mails rechtssicher zu speichern und suchbar zu machen. Archivierte E-Mails können nicht so einfach verändert oder gelöscht werden wie Backups.
Die technische Umsetzung beinhaltet meist das Extrahieren der E-Mails aus dem aktiven Server, die Indizierung der Inhalte sowie das Speichern in einem Archivierungssystem, das eine schnelle Suche und Zugriff auf die archivierten E-Mails ermöglicht. Oft kommen dabei spezielle Software-Lösungen zum Einsatz.
Einmal archivierte E-Mails sollten innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nicht gelöscht werden, um rechtlichen Konsequenzen vorzubeugen. Nach Ablauf dieser Fristen können sie, sofern keine anderen Gründe dagegen sprechen, gelöscht werden.
Moderne Archivierungssysteme bieten oft die Möglichkeit, E-Mails auf Basis von Regeln automatisch zu archivieren. Dies schließt gewöhnlich eingehende, ausgehende und interne E-Mails mit ein, kann aber je nach Bedarf des Unternehmens angepasst werden.
Bei rechtlichen Anforderungen, wie z.B. IDEA-Export, müssen Unternehmen relevante E-Mails aus dem Archiv zur Verfügung stellen können. Das Archivsystem sollte daher in der Lage sein, E-Mails effizient zu durchsuchen und herauszugeben.
Um die Datensicherheit und den Datenschutz zu gewährleisten, sollten Maßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen ergriffen werden. Es ist auch wichtig, sicherzustellen, dass der Archivierungsdienstleister vertrauenswürdig ist und die Sicherheitsstandards einhält.
