NetOrchestra® MA für Exchange – die E-Mail Archivierung für Exchange Server
Die für Exchange Server optimierte NetOrchestra MA für Exchange überzeugt nicht nur mit ihrem vielfältigen Funktionsumfang, sondern auch mit der nahtlosen Anbindung an Ihren Mailserver per Exchange Web Service (EWS)-Schnittstelle (Voraussetzung: Exchange Server 2013, Exchange Server 2016, Exchange Server 2019, Microsoft 365). Parallel werden auch beliebige andere Mailserver unterstützt.
Vorteile der NetOrchestra E-Mail Archivierung für Exchange
Neben der transparenten Übersicht über Ihre E-Mails, der schnellen Zugriffsmöglichkeit und der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen nach GDPdU/GoBD, bietet die NetOrchestra® MA für Exchange weitere spezielle Vorteile für Ihr E-Mail Management mit Exchange Servern.
Sicherheit der NetOrchestra E-Mail Archivierung
Die Archivierung über das zentrale Journalpostfach wurde durch SSL-verschlüsselten Zugriff über die EWS-Schnittstelle noch sicherer gemacht. Auch die E-Mail-Archivierung der Benutzerpostfächer, sowie das Löschen von Exchange-Mails nach konfigurierbaren Kriterien erfolgt ausschließlich über die neue EWS Schnittstelle und erfordert keinerlei Installation am Server.
Zugleich legen wir auch größten Wert auf die Sicherheit Ihrer Daten und verifizieren jede archivierte E-Mail rechts- und datensicher, bevor irgendwelche Daten von Ihrem Server gelöscht werden.
Exchange Server Entlastung
Speicherentlastung des Mailservers und Verkürzung von Backupzeiten durch Auslagerung großer Datenmengen ins E-Mail Archiv nach Ihren individuellen Vorgaben. Sie legen fest, welche Mails ab welchem Zeitpunkt vom Exchange Server gelöscht werden.
Mit der Stubbing-Funktion bietet die NetOrchestra® MA für Exchange eine zusätzliche Entlastung des Postfachspeichers durch Auslagerung großer Datenmengen ins E-Mail Archiv. Das „Stubbing“ bzw. „Verkleinern“ erfolgt zeitgesteuert. Sie als Administrator legen fest, ab welchem Alter und welcher Mindestgröße eine E-Mail im Exchange Server verkleinert und durch einen „Stub“ ersetzt wird. Da wir nur Attachments entfernen, die üblicherweise bis zu 80% des belegten Speichers ausmachen, ist neben der integrierten NetOrchestra® MA-Suche auch die bisherige Outlook-Suche nach gestubbten E-Mails nach wie vor möglich.
Transparenter Zugriff auf Ihre archivierten E-Mails
Alle archivierten E-Mails (GDPdU/GoBD) können jederzeit über die in Outlook integrierbare NetOrchestra® MA Suchoberfläche eingesehen, ausgedruckt, weitergeleitet und auch aus dem Archiv ins Exchange-Benutzerpostfach wiederhergestellt werden.
Der Zugriff auf die gestubbten Mails ist weiterhin in gewohnter Weise über Outlook möglich, bei Bedarf erfolgt in Sekundenschnelle eine vollautomatische Wiederherstellung.
Als weitere Möglichkeit neben der Outlook-Integration bietet die optionale Integration in Outlook Web Access zu jeder Zeit, an jedem Ort dem Anwender einen webbasierten und vollumfänglichen Zugriff auf alle seine aktuellen und archivierten E-Mails.
E-Mail Stubbing mit der NetOrchestra® MA für Exchange
Mit dem E-Mail Stubbing der NetOrchestra MA für Exchange schaffen Sie noch mehr Platz auf ihrem Exchange Server und in den vorhandenen Postfächern.
Sie können sich einen „Stub“ als eine von unnötigem Ballast befreite E-Mail vorstellen, welche mit der vollständigen Original-Mail im Archiv verknüpft ist. Öffnet ein Benutzer eine so verkleinerte Mail, wird die originale E-Mail sofort vom Archivierungsort geladen und im Outlook wiederhergestellt.
Der Zweck des Stubbings besteht darin, dass der Benutzer jederzeit über sein Outlook auf alle seine originalen E-Mails zugreifen kann und der Exchange Server dazu nicht mehr ständig die komplette Speichermenge vorhalten muss.
Eine „stubbed“ Mail ist vom Speicherumfang wesentlich kleiner als das Original und die E-Mail wird nur bei Bedarf vollständig im Exchange Server wiederhergestellt.
Das Stubbing bzw. Verkleinern erfolgt zeitgesteuert. Sie als Administrator legen fest, ab welchem Alter eine Mail im Exchange Server verkleinert und durch einen „Stub“ ersetzt wird. So können neue E-Mails noch für einen bestimmten Zeitraum vollständig im Exchange vorgehalten werden, je nach verfügbarem Speichervolumen. Da beim Stubbing nur sämtliche Attachments entfernt werden, die üblicherweise bis zu 80% des Speicherbedarfs ausmachen, ist neben der in Outlook integrierten NetOrchestra MA-Mailsuche auch die bisherige Outlook-Suche nach gestubbten E-Mails nach wie vor möglich. Eine so abgespeckte Mail sieht für den Anwender wie gewohnt aus: Betreff, Datum, Mailadressen und Body bleiben in den Outlook-Ordnern erhalten. Die Größe wird jedoch auf wenige KB verkleinert.
Die Vorteile der NetOrchestra MA Stubbing-Lösung
Einschränkungen im Exchange Server wie zu lange Backup-Laufzeiten oder eine zu geringe Mail-Anzahl der Benutzer aufgrund von Postfachspeicherbegrenzungen werden beseitigt. In der Ordnerstruktur bleiben vorhandene Mails weiterhin sichtbar, sie beanspruchen lediglich wesentlich weniger Speicherplatz.
- Nicht mehr ständig benötigte, ältere E-Mails in den Postfächern nehmen keinen unnötigen Speicher mehr weg
- Entlastung des Exchange Servers durch Auslagerung großer Datenmengen in das E-Mail Archiv
- Dadurch bessere Ausnutzung der Speicherkapazität des Mailservers
- Vergrößerung der Benutzer Mail-Anzahl bei Postfachspeicherbegrenzung
- Unabhängig vom eingesetzten Outlook Client, auch für OWA (Outlook Web Access)
- Arbeitet nach von Ihnen einstellbaren Kriterien
- Keine Datenverluste, da Stubbing erst nach abgeschlossener und verifizierter Archivierung erfolgt
- Ideal kombinierbar mit der NetOrchestra MA Outlook Web Access Integration
Gönnen Sie ihrem Exchange Server eine Diät – mit dem NetOrchestra E-Mail Archiv für Exchange!
Fazit zur NetOrchestra® MA Exchange Archivierung
Mit der com2 Revisions- und rechtssicheren E-Mail Archivierung nach GDPdU/GoBD, entlasten Sie Ihren Exchange Server und optimieren zugleich die gesamte E-Mail-Verwaltung in Ihrem Unternehmen. Die professionelle Unternehmenslösung NetOrchestra® MA, senkt zudem Ihre IT-Kosten und steigert ebenso die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter im Berufsalltag.
Überzeugen Sie sich selbst von den vielen Möglichkeiten der NetOrchestra E-Mail Archivierung für Outlook/Exchange und nutzen Sie die Gelegenheit zur kostenlosen Live-Onlinepräsentation.
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FAQ: Exchange Archivierung
Exchange Archivierung bezieht sich auf das Speichern von elektronischen Nachrichten und anderen Daten, die über Microsoft Exchange Server, eine weit verbreitete E-Mail-Server-Lösung, gesendet und empfangen werden. Die Archivierung dient dazu, wichtige geschäftliche Informationen zu sichern und gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
Die Archivierung von Exchange-Daten ist aus mehreren Gründen notwendig: Sie dient der Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, der Sicherstellung der Unternehmensrichtlinien, der Optimierung der Serverleistung durch Entlastung des Speichers und der Absicherung gegen Datenverlust.
Daten können entweder direkt auf dem Exchange Server oder durch eine externe Archivierungslösung wie NetOrchestra MA gesichert werden. Diese Prozesse umfassen typischerweise das Sammeln, Indizieren und Speichern von Daten in einem eigenständigen Archivspeicher.
Ja, Exchange unterstützt die automatischen Archivierung über die Journalingfunktion und Zugriff auf Benutzerpostfächer per EWS. Die Einrichtung erfolgt über die Exchange-Verwaltungskonsole oder über Exchange-Verwaltungsshell-Befehle und entsprechender Konfiguration der NetOrchestra MA. Detaillierte Informationen finden Sie in unseren Technotes zur NetOrchestra MA im Supportbereich.
Archivierte Daten können über die Mailsuche in Outlook, Outlook Web App, im Browser und in der mobilen Webapp erreicht werden, sofern der Nutzer die entsprechenden Berechtigungen hat und die Archivierungsfunktion aktiviert ist.
Die Sicherheit der archivierten Daten ist durch Verschlüsselung und etwaige zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen gewährleistet. Es wird empfohlen, fortgeschrittene Sicherheitsfunktionen und eine regelmäßige Überwachung der Systeme durchzuführen.
Die Dauer der Archivierung hängt von den festgelegten Aufbewahrungsrichtlinien und gesetzlichen Anforderungen ab. Die Einstellungen können variieren, um spezifischen geschäftlichen Anforderungen oder Vorgaben zu entsprechen.
Bei rechtlichen Anforderungen, wie z.B. einer eDiscovery, müssen Unternehmen in der Lage sein, relevante Daten effizient aus dem Archiv per IDEA Export zu extrahieren. Daher ist es wichtig, dass das Archivierungssystem eine solche Suche zulässt und unterstützt.
